فرض کنید که شما مدیر یک شرکت هستید و یک کارمند کلیدی دارید که از ابتدای آغاز کارتان همراه شما بوده و به طور دقیق و کامل همه امور را آموخته و حال به آموزش نیروهای جدید می‌پردازد. اما چند وقتی است که مانند گذشته کار نمی‌کند و عملکرد منفی آن نیز بر سایر کارمندان تأثیر بدی گذاشته است. تعریف مدیریت ریسک و ۸ مرحله اجرایی آن عنوان مقاله است که در ادامه آن را می‌خوانید. پس با ما تا انتهای این مقاله همراه باشید.
مقدمه تعریف مدیریت ریسک
در ادامه داستان بالا باید بگویم که این کارمند چند وقتی است که به خوبی کار نمی‌کند و مدام از زیر کار شانه خالی می‌کند. از همه بدتر اینکه عملکرد بد او بر روی سایر کارمندان نیز تأثیر بدی گذاشته است و هر چقدر که شما تلاش کرده‌اید که با دادن انگیزه، پاداش، تشویق و ترغیب و امثال این چیزها او را به روزهای اوجش بازگردانید، موفق نشده‌اید.
در این شرایط شما دو روش پیش روی خود دارید.
روش اول مدیریت ریسک
رو ش اول این است که کارمند خود را اخراج کنید که البته یک ریسک بسیار بزرگ برای کسب و کار شما به شمار می‌رود. چرا که پیدا کردن فردی که بتوانید به او اعتماد کنید و تا این حد به مسائل کاری مرتبط با حوزه کسب و کار شما آشنا باشد، شاید ماه‌ها طول بکشد و شما را از پیشرفت کارتان عقب بیاندازد و کار شما معلق شود.
روش دوم مدیریت ریسک
در روش دوم شما می‌توانید اجازه دهید که او همچنان در شرکت بماند، اما شما بهتر از هر فرد دیگری می دانید که بیشتر از آنکه این فرد برای کسب و کار شما سود داشته باشد، ضرر دارد. زیرا کار خود را به درستی انجام نمی‌دهد و با عملکرد خود بر روی سایر اعضای شرکت نیز تاثیرات مخربی می‌گذارد.
همانطور که می‌بینید شما هر گام قدمی که بر دارید به ضرر کسب و کارتان تمام می‌شود. باید چه تصمیمی گرفت؟ چه کاری میتوان انجام داد؟ذتنها راه‌حل، مدیریت شرایط بحرانی است. برای جلوگیری از وقوع چنین خطراتی مشابه این ماجرا و یا حتی خطرات خیلی بزرگتر، نیاز است که حتماً مهارت مدیریت ریسک را یاد بگیرید.
در این مقاله با ما همراه باشید تا شما را با مفهوم مدیریت ریسک آشنا کنیم و علت اهمیت آن را برایتان بیان نماییم و در نهایت فرایند انجام آن در کسب و کار را به شما آموزش دهیم.
تعریف ریسک
ممکن است تعریف ریسک کمی دشوار و چالش برانگیز باشد. اما در معنای عام جمله زیر می‌تواند تعریف خوبی برای این کلمه محسوب شود. به نوعی عدم اطمینان در رسیدن به نتایج و اهداف دلخواه ریسک گفته می‌شود. یعنی احتمال اینکه ما به اهداف خود نرسیم یا حتی بدترین نتایج ممکن را کسب نماییم.
همه ابعاد زندگی ما ریسک دارند. از یک کار ساده روزمره مانند رانندگی گرفته تا سرمایه گذاری‌های بزرگ اقتصادی. این مسائل و موضوعات نباید سبب شود که ما کاری انجام ندهیم چون ریسک دارد. به هر حال میتوان شیوه‌ای را انتخاب کرد که احتمال رسیدن به هدف در آن بیشتر بوده و ریسک کمتری داشته باشد.
مدیریت ریسک چیست؟
همه افراد در زندگی شخصی و کاری خود با خطراتی مواجه می‌شوند که وضعیت را برای شما غیرقابل اعتماد و پر از شرایط نامطلوب می‌کند. همانطور که بنجامین فرانکلین بیان می‌کند:
در این دنیا هیچ چیز را نمی‌توان با قاطعیت و اطمینان بیان کرد. به جز مالیات و مرگ!
در رابطه با تمام اتفاقات ریسک پذیری که ممکن است برای ما اتفاق بیفتد، مدیریت ریسک کاربرد دارد. از زمانی که تصمیم می‌گیریم به یک هدف برسیم و اولین گام را بر داریم تا زمانی که به نتایج دلخواه خود برسیم. اتفاقات زیادی برایمان پیش می‌آید که ما را با خطرات دشوار و مختلفی مواجه می‌کند. اما هیچ یک از ما مجبور نیستیم که بادبان‌های کسب و کار و زندگی خود را به دست سرنوشت بسپاریم و هر آنچه را که برایمان رقم زد، بپذیریم.
به زبانی ساده مدیریت ریسک یعنی اینکه با وجود شرایط خطرآفرین بتوانیم به اهداف خود برسیم. به بیانی دیگر به جای اینکه از خطرات احتمالی که در مسیر پیش رو وجود دارند، فرار کنیم، وارد میدان شده و با مدیریت صحیح خطرها و آسیب‌های احتمالی را تا حد ممکن کاهش دهیم.
مدیریت ریسک شامل چه مراحلی است؟
شامل فرایند: تحلیل، شناسایی، ارزیابی و کنترل است تا بتواند نتایج نامطلوب را تا حد ممکن کاهش دهد. در این مسیر ما باید برای اجرای مدیریت ریسک همه جوانب را در نظر بگیریم. یعنی همه حوادث قابل پیش بینی یا غیر قابل پیش بینی و سعی کنیم که با آگاهی و کسب دانش نسبت به این خطرات احتمالی آنها را به موقعیتی سودآور و بهتر تبدیل کنیم. در اغلب اوقات برای کاهش آسیب‌های یک رویداد خطرآفرین ممکن است که مسیر خود را به طور کامل تغییر دهیم. اما مطمئن هستیم که در این مسیر جدید خطرات کمتری وجود دارند.
تفاوت مدیریت بحران با مدیریت ریسک
همانطور که در بالا بیان کردیم، مدیریت ریسک یعنی پیشگیری قبل از وقوع حادثه و مدیریت بحران یعنی مدیریت شرایط بحرانی پس از وقوع یک اتفاق ناگهانی و غیر قابل پیش بینی.
شما در مدیریت بحران پس از اینکه حادثه اتفاق افتاد به رفع مشکلات می‌پردازید. اما در مدیریت بحران قبل از اینکه اتفاقی بیفتد، هرگونه خطر و رخداد احتمالی را در نظر می‌گیرید تا در صورت بروز آن اتفاق، آسیب‌های احتمالی را کاهش دهید.
یک مثال
فرض کنید که در منطقه‌ای سونامی رخ داده است. آن منطقه به علت وقوع چنین حادثه‌ی نامطلوبی به شدت تخریب شده است و مردم آن منطقه با مشکلات و چالش‌های زیادی مواجه شده‌اند. عده زیادی در این حادثه جان خود را از دست داده‌اند و هزینه‌های کلانی به گردن مسئولان افتاده است.
مسئولین برای حل مشکلات پیش آمده باید به دامن مدیریت بحران پناه ببرند. اما اگر مسئولین قبل از وقوع این رویداد با استفاده از مدیریت ریسک خطرات احتمالی وقوع سونامی را در آن منطقه پیش‌بینی می‌کردند و بر اساس آن اقدامات لازم برای آگاه سازی و آموزش مردم برای مواجه با سونامی را انجام می‌دادند، احتمال تلفات و خسارات وارد شده به مراتب کمتر و مدیریت بحران نیز آسان‌تر می‌شد.
علت اهمیت مدیریت ریسک برای کسب و کار
ما همیشه در معرض خطر هستیم. همین حالا که نفس می‌کشید، ممکن است که ذرات آلوده وارد دستگاه تنفسی شما بشود و شما را به شدت بیمار کند. هر لحظه با انجام هر کاری در واقع شما ریسک می‌کنید و فرقی نمی‌کند که در حال مدیریت کارمندان دفتر کارتان باشید و یا در حال استراحت در منزل.
به همین خاطر باید قبل از انجام هر کاری به خوبی فکر کنید و همه ابعاد و جوانب را بررسی و ارزیابی کنید تا آگاهانه تصمیم بگیرید و منطقی عمل کنید. با انجام مراحلی که در ادامه این مقاله بیان می‌کنیم، احتمال موفقیت و رسیدن به نتایج دلخواه در انجام کاری که برایتان اهمیت دارد برسید، بیشتر خواهد شد.
همانطور که در بالا بیان کردیم، داشتن مدیریت ریسک برای کسب و کار شما موضوع حیاتی است. چرا که باعث پیشگیری از وقوع حوادث و بحران می‌شود. با وجود مدیریت ریسک اگر اتفاق نامطلوبی بیفتد، شما ضررها و آسیب‌های آن را به حداقل می‌رسانید. بنابراین این مسئله در کسب و کار شما ارزش و اهمیت بیشتری خواهد داشت. زیرا باعث می‌شود ضررهای مالی و زمان از دست رفته بسیار کاهش یابد. در نتیجه شما به راحتی می‌توانید به اهداف اصلی در کسب و کار خود برسید.
چگونه باید ریسک را مدیریت کنیم؟
شما می‌توانید با استخدام کردن یک مدیر با تجربه و متخصص ریسک‌های کسب و کار خود را مدیریت کنید. پس از استخدام این فرد از او بخواهید که تمام مسائل و موارد ریسک آفرین را بررسی و جمع آوری کند. لیست جامعی از آنها تهیه کرده و به بررسی این موارد در جلسه‌ای که با مدیران ارشد کسب و کار برگزار می‌شود، بپردازد.
در این جلسه ممکن است مسائلی نیز توسط سایر مدیران مطرح شود که باید به این لیست اضافه گردد. بنااین از مدیر پروژه خود بخواهید که مجدداً به بررسی و ارزیابی همه آنها بپردازد. همه ما می دانیم که همه خطرات و ریسک های جمع آوری شده در این لیست به وقوع می‌پیوندند، اما این نیز می‌تواند به عنوان منبعی کامل باعث ایجاد یک ذهنیت اولیه در همه افراد حاضر در تیم کاری شما به کار گرفته شود تا بتواند خود را برای مقابله با بدترین رویدادهای کاری آماده کنند.
در در ادامه به توضیح ۹ مرحله می‌پردازیم که انجام آنها برای اجرای صحیح مدیریت ریسک حیاتی و ضروری است.
مرحله اول: ثبت کردن ریسک‌ها
شما باید برای ثبت خطرات احتمالی و ریسک‌های پیش رو یک سیستم ایجاد کنید. این سیستم باید به نحوی طراحی شده باشد که بتواند ریسک کارها را بر اساس احتمالات مرتبط، شرح خطر، تأثیر خطر، تاریخ ثبت، چگونگی وضعیت آنها و نحوه مقابله با آنها ثبت و نگهداری کند.
مرحله دوم: خطرات احتمالی را شناسایی کنید
شما باید به همراه تیم کاری خود انواع ریسک‌ها و خطرات پیش رو را شناسایی کنید و اطمینان حاصل کنید که همه افراد تیم کاری شما به اندازه کافی از آمادگی لازم برای مواجهه با خطرات برخوردارند.
تلاش کنید که همه ابعاد و جوانب خطرات را شناسایی کنید. همچنین شما باید تفاوت آنها را بر اساس حوزه مربوط به هر ریسک ارزیابی و بررسی کنید. به عنوان مثال مشخص کنید که یک خطر مربوط به کدام یک از دسته‌های بودجه، فناوری، مواد، کیفیت، مشتری، قانون تأمین کنندگان و یا هر عنصر قابل شناسایی دیگری است.
توجه داشته باشید که همه ریسک ها نباید به صورت اتفاقی و ناگهانی پیش بیایند. حتی گاهی یک تصمیم آگاهانه نیز ممکن است که ریسک خود را داشته باشد. به عنوان مثال افزایش میزان تولید یک کارخانه نکته مثبت و مطلوب است. ولی مدیر کارخانه به خوبی می‌داند که با این تصمیم باید ریسک خوابیدن خط تولید و خرابی دستگاه‌ها را نیز در نظر بگیرد.
مر حله سوم: فرصت‌های مختلف را شناسایی کنید
زمانی که شما مشغول شناسایی ریسک‌ها هستید، به طور ناخودآگاه فرصت‌هایی را نیز در آنها می‌بینید. این فرصت های جدید در واقع اتفاقات و رویدادهای هستند که می‌توانند بر پیشبرد پروژه و اهداف شما تأثیر مثبتی بگذارند. این کار کمک می‌کند که شما بتوانید برای بهره برداری مثبت برنامه ریزی کنید و خود را برای رخ دادها و اتفاقات ناگوار آینده آماده کنید. همچنین می‌توانید برای این فرصت‌های مثبت و ناگهانی نیز آماده باشید.
مرحله چهارم: تحلیل خطرات احتمالی
شما در این مرحله باید احتمال وقوع خطرات و رخدادهای نامطلوب را تحلیل کنید. همچنین شما باید بدانید که در صورت وقوع هر یک از این خطرات، چه میزان اثرات مخربی بر روی کسب و کار شما خواهند گذاشت.
به عنوان مثال برای شروع یک کسب و کار تخمین بزنید که شروع این کار چه میزان ریسک دارد و برآورد کنید، اگر این ریسک اتفاق بیفتد، چه میزان خسارت مالی به کسب و کار شما وارد می‌شود. همچنین هزینه مقابله با آن را نیز باید برآورد کنید.
نکته
البته دقت داشته باشید که آسیب‌های یک خطر فقط مالی نیستند و معیارهای دیگری مانند کیفیت و زمان وجود دارند که باید مورد ارزیابی و بررسی قرار بگیرند. به عنوان مثال با از کار افتادن یک خط، تولید چقدر هزینه و زمان از دست می‌رود و چه تاثیری بر کیفیت کار کارکنان خواهد گذاشت؟ شما با تحلیل و بررسی ریسک باعث می‌شوید که به راه حل‌های آسان‌تر و مناسب‌تری برای رفع آنها برسید.
در مدیریت پروژه می‌توانید برای تحلیل ریسک از ماتریس که به شکل زیر است، استفاده کنید:
مرحله پنجم: ارزیابی و رتبه بندی خطرات احتمالی
گام پنجم مدیریت ریسک، رتبه بندی و ارزیابی خطرات است. یعنی اینکه بدانیم کدام ریسک ها در اولویت هستند و برای پیشگیری آنها باید وقت و انرژی بیشتری بگذارید. حال چگونه این کار را انجام دهید؟ به راحتی! حتماً به خاطر دارید که در مرحله قبل، میزان اثرگذاری و احتمال وقوع خطرات را ارزیابی کردید، این اطلاعات در واقع همان معیار رتبه‌بندی ریسک‌های موجود محسوب می‌شوند. یعنی ریسک‌هایی که احتمال رخ دادن آنها بیشتر است و نتایج مخرب‌تری را در پی دارد، در رتبه بالاتری قرار گرفته و اولویت حل کردن با آنها خواهد بود.
توجه و تمرکز خود را بر روی آن دسته از خطراتی که احتمال وقوع آنها بیشتر است، بگذارید و تاثیرگذاری آنها را بررسی کنید. اگر به ماتریس تحلیل ریسک دقت کنید، می‌بینید که این ریسک ها با رنگ قرمز مشخص شده‌اند. این دسته از ریسک‌ها برای شما بسیار حائز اهمیت هستند؛ چرا که می‌توانند بیشترین صدمات را به کار شما وارد کنند. همچنین جبران خسارت‌های وارد شده بسیار دشوار و سخت خواهد بود.
ریسک ها و خطراتی که احتمال وقوع کمتری دارند، همچنین آسیب‌های آنها نیز متوسط است، در خانه‌های زرد ماتریس قرار می‌گیرند. اگر خطری به اندازه کافی جدی نیست و یا برای رفع آن راه حل‌های ساده‌ای وجود دارد، بهتر است که آنها را به انتهای فهرست یعنی به خانه‌های سبزرنگ ماتریس انتقال دهید.
مرحله ششم: راه رفع خطرات را بیابید
پس از رتبه بندی، ارزیابی، شناسایی و تحلیل ریسک‌ها حالا نوبت یافتن شیوه‌های مقابله با آنها است. در این مرحله فکر کنید که برای مقابله با خطرات و ریسک‌های پیش رو از چه شیوه‌ها و تکنیک‌هایی می‌توانید استفاده کنید و یا اگر شیوه‌ای برای مقابله با آنها وجود ندارد، چه برنامه‌ای را می‌توانید داشته باشید تا خطرات، خسارت‌ها و ضررهای وارد شده را به کمترین حد ممکن کاهش دهید.
به عنوان نمونه
برای رفع خطراتی مانند آتش‌سوزی می‌توانید از شیوه‌هایی مثل بیمه آتش سوزی استفاده کنید تا آسیب‌های مالی را کاهش دهید. در مثالی که در ابتدای مقاله بیان کردیم، شما برای مقابله با کارمند نالایق دو روش پیش رو داشتید: اخراج کردن یا ادامه کار. انجام هر کدام از این روش‌ها ریسک‌های خاص خود را داشتند. بنابراین شما باید از شیوه ای استفاده کنید که کمترین ضرر را به کسب و کارتان وارد نماید.
در مجموع تمامی استراتژی‌های بیان شده برای کاهش زیان‌ها و اثرات احتمالی را تدوین کنید و برای مقابله با جدیدترین خطرات، برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام دهید.
مرحله هفتم: بر اساس مهارت‌های هر فرد برای مقابله با هر ریسکی، فردی را انتخاب کنید.
شما می‌توانید برای مقابله با خطرات و ریسک های احتمالی یکی از افراد تیم خود را با توجه به مهارت، توانایی و روحیاتش انتخاب کنید. فرد انتخاب شده از همه ابعاد باید خود را برای مقابله با خطرات پیش رو آماده کند. در این صورت بهترین نوع همکاری برای مواجه شدن با خطرات و ریسک های پیش بینی شده بین افراد حاضر در تیم کاری شما شکل می‌گیرد و نتایج مفیدتری در پی خواهد داشت.
مرحله هشتم: همیشه خطرات را بررسی کرده و آنها را به روز رسانی کنید
در مراحل قبلی متوجه شدیم که ریسک کسب و کار چیست و اگر اتفاقی بیفتد، چه نتایج نامطلوبی در انتظار کسب و کار شما خواهد بود. اگر شما به درک درستی از این مسئله رسیده باشید، اکنون پیش از گذشته تاکید داریم که باید حواستان را نسبت به روزهای احتمالی جمع کنید تا غافلگیر نشوید.
در این راستا بهتر است که حداقل یک بار در هفته به همراه تیم کاری خود ریسک و خطرات مختلف را شناسایی کرده، آنها را بررسی و به روز رسانی کنید. بهتر است این کار را به صورت مداوم و همیشگی انجام دهید. همیشه گزارشی کامل از خطرات و ریسک های احتمالی در اختیار داشته باشید و مرتب به روز رسانی کنید تا در صورت نیاز بتوانید از وقوع آنها پیشگیری کرده و یا در صورت وقوع در زمان مناسب اقدامات لازم را انجام دهید.
شما با برگزاری مرتب جلسات با اعضای تیم کاری خود اطمینان حاصل می‌کنید که همه افراد از اطلاعات لازم و کافی برای مقابله با ریسک ها و خطرات احتمالی برخور دارند و در مورد برنامه‌ریزی‌ها، شیوه‌ها و روش‌های مشخص شده برای مواجه با خطرات آگاه شده‌اند. اگر افراد از چنین مسائل مهمی آگاهی داشته باشند، باعث پیشرفت کاری شما خواهند شد. همچنین در صورت بروز خطرات می‌توانید اقدامات موثرتری انجام دهید.
پیام نهایی مدیریت ریسک
در پایان مقاله متوجه تعریف مدیریت ریسک شدیم. در آخرین مقاله باید بگویم که مدیریت ریسک یک تمرین نیست که فقط برای یک پروژه به آن بپردازیم. بلکه یک کار همیشگی است که باید برای آن زمان و توجه صرف کنیم.
در تعریف مدیریت ریسک گفته نمی‌شود که از انجام کارهای پرخطر و پر ریسک فرار کنید. بلکه باید با احتیاط در این مسیر گام بردارید و به نحوی پیش بروید که کمترین ریسک را برای شما در پی داشته باشد. حال به ما بگویید که فردی ریسک پذیر هستید یا ریز گریز؟ اگر ریسک پذیر هستید، نسبت به انجام این ریسک‌ها با برنامه جلو می‌روید یا بدون برنامه؟
ممنون از اینکه تا پایان این مقاله همراه وب سایت استاد وب بودید. امیدواریم که از مطالعه مطالب گفته شده لذت کافی برده باشید و مطالب برایتان کاربردی، مفید و آموزنده واقع شده باشند. همچنین در صورت تمایل برای مطالعه سایر مقالات مرتبط با دیجیتال مارکتینگ، تجارت الکترونیک و بازاریابی آنلاین می‌توانید به لینک‌های قرار داده شده در زیر مراجعه نمایید و از این طریق اقدام به افزایش اطلاعات خود در این حوزه کنید.